oktober 1, 2019
Svensk sjukvård storsatsar på digitalisering och många, både politiker och vårdgivare, vill effektivisera vården och erbjuda en bättre patientupplevelse. Den tekniska utvecklingen av journalsystem har på senare år varit fantastisk och erbjuder många nya möjligheter, inte minst när det kommer till mobila verktyg och mer flexibla arbetssätt. Men för att vi ska få ut största möjliga nytta av den nya tekniken räcker det inte med nya tekniska lösningar. Det krävs också att vi arbetar aktivt med tvärfunktionell samverkan och förändrar befintliga arbetssätt och strukturer.
De flesta som jobbar inom vården känner förmodligen till regeringens Vision e-hälsa 2025. Målet är att Sverige år 2025 ska vara bäst i världen på att nyttja digitaliseringens möjligheter och tillhandahålla effektiva IT-stöd för vårdens medarbetare. Det är lätt att se potentialen i en digitaliserad vård och då särskilt mobila lösningar, med bland annat förenklad administration och bättre beslutsstöd i vårdkedjan. Att köpa in ny teknik är inte det svåra. Den stora utmaningen kommer när tekniken ska användas.
Sjukvård i ständig förändring
Robert Sundström arbetar med förändringsledning på Cambio Healthcare Systems. Han har varit delaktig i många förändringsprojekt inom vården, inte minst där mobila lösningar implementerats med nya rutiner för en smidigare och mer patientsäker informationshantering. Enligt Robert handlar digitaliseringen i samband med Vision e-hälsa 2025 i själva verket handlar om djupgående förändring:
- Sjukvården genomgår just nu ett gigantiskt förändringsarbete där det gäller att ge alla de duktiga och engagerade människor som arbetar i vården rätt förutsättningar för att kunna bidra till förändringsarbetet. Vill man införa ett mer mobilt arbetssätt är det inte så enkelt som att bara att sätta en surfplatta i handen på en läkare eller sjuksköterska och önska lycka till i arbetet.
Enligt Robert är det därför viktigt med en helhetssyn när dagens arbetssätt ska utvärderas. Bara genom att involvera alla berörda discipliner i vårdkedjan är det möjligt att skapa en stark teamkänsla och god arbetsmiljö som grund för ett smartare och mer effektivt vårdarbete.
- Två av utmaningarna som vården kämpar med är bristen på tid och resurser. Inom sjukvården har man helt enkelt inte möjligheten att lägga arbetet åt sidan för att fokusera på förändringsarbete. Patienterna kan inte vänta. Det krävs därför väldigt god framförhållning och extra resurser för att förändra processer och arbetssätt.
Stegen mot en lyckad förändring
Som ett stöd för förändringsarbete presenterade Ekonomistyrningsverket (ESV) i slutet av 2017 en rapport om förändringsledning* inom offentlig verksamhet. Robert lyfter fram fem punkter ur rapporten som i hans erfarenhet är viktiga att tänka på inför ett förändringsarbete.
- Utse ett tydligt ledarskap med förändringsmandat
För att genomföra en effektiv förändring krävs det ett stark och tydligt ledarskap. En verksamhetschef som har personal- och organisatoriskt ansvar är den som äger effekterna av förändringen i verksamheten. En förändringsledare agerar katalysator i förändringsarbetet, driver det framåt och säkerställer att effekterna av förändringen får fäste i organisationen efter projektet avslutats. Det är tyvärr inte ovanligt att ledningen som driver förändringen ligger långt före organisationen i förändringsprocessen och missar att få med sig mellanchefer som finns närmast medarbetarna. Den avdelningschef som inte själv förstår värdet eller syftet med förändringen kommer ha svårt att svara på frågor, motivera och involvera sina medarbetare. - Sätt tydliga mål kopplat till patientnytta
Alla i organisationen behöver veta vart de är på väg och vad som är syftet med förändringen. Ledningen måste visa upp den framtida visionen och hur den kommer påverka arbetet, avdelningen och individen. De som jobbar inom vården brinner för att hjälpa patienterna och all förändring som inte direkt gör just det riskerar att upplevas som negativ. Därför behöver ledningen hela tiden visa att förändringarna svarar mot de mål som satts upp och att de i slutändan är till nytta för patienterna. - Anpassa kommunikationen efter mottagaren
Innan förändringsarbetet påbörjas är det viktigt att ha en kommunikationsstrategi på plats. Kommunikationen måste börja innan förändringsprojektet startar, för att alla ska ha inblick i processen och vara förberedda. Det är också viktigt att informationen inte upphör när projektet är slut utan fortsätter med uppföljning och avstämning. Får att nå fram, måste kommunikationen anpassas efter mottagarens förutsättningar. Förutsättningarna innefattar bland annat yrkesroll, när informationen går ut, vilken tid på dygnet och i vilken kanal. - Involvera alla som påverkas av förändringen
För att få människor att förändra sitt beteende måste de känna sig hörda, förstådda och involverade. Genom att engagera personal från flera specialiteter och avdelningar — läkare, sjuksköterskor, undersköterskor administrationen och IT-personal — ökar förståelsen för hur de digitala verktygen faktiskt påverkar vårdarbetet. Erfarenheter från tidigare förändringsprojekt har visat att medarbetare som ges mandat att anpassa rutiner och arbetssätt under förändringsarbetets gång, utan att beslut behöver gå i långbänk, känner sig involverade och betydelsefulla. - Gör en plan för att bemöta förändringsmotstånd
Det kommer alltid att finnas friktion i förändringsarbete. Oftast är motståndet ett naturligt uttryck för en oro inför förändringar. Genom att identifiera den oro som kan uppstå kan den hanteras. Ett första steg i identifieringen är att prata med berörda personer för att fånga upp orosmoln. Sedan kan tydliga mål, en transparent process och en genomarbetad plan hjälpa medarbetarna komma över hinder och förhoppningsvis se både egennytta och patientnytta i förändringen.
Vad händer när projektet går mot sitt slut?
Lika viktigt som det är att planera inför förändringen är det att summera upp projektet när det går mot sitt slut. ESVs rapport poängterar vikten av att utvärdera förändringsarbetet för att se om målen uppfyllts och om det finns behov av ytterligare åtgärder för förändringen ska bli långsiktigt hållbar. Detta är en ledningsfråga och behöver prioriteras för att inte verksamheten ska halka ner i gamla hjulspår igen.
Den personalintensiva vårdorganisationen i Sverige står inför stora utmaningar, med ny teknik och förändrade arbetssätt, men det finns mycket kunskap och hjälp att få när förändringarna ska genomföras och nyttan ska få genomslag i vårdkedjan ända ut till patienterna.
Vi på Cambio har över 30 års erfarenhet av verksamhetsutveckling och införande av innovativa journalsystem inom hälso- och sjukvård. Cambio tillhandahåller smarta, pålitliga och användarvänliga lösningar för att förbättra vården och patientsäkerheten genom hela vårdkedjan.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig i ditt förändringsarbete?
Kontakta oss här* Referens: https://www.esv.se/contentassets/ca4f3134a1c74235b949a8e0faef1907/2017-70-att-leda-forandring-i-offentlig-verksamhet.pdf