Mer tid för patienterna med COSMIC Nova journalsystem

Administrativt arbete är en av de största tidstjuvarna i vården och stjäl både tid från patienterna samtidigt som det påverkar patientsäkerhet och arbetsmiljö. När Region Kronoberg valde att börja arbeta med Cambio Nova var målet just att kunna frigöra tid och möjliggöra ett större fokus på det viktigaste i verksamheten – patienterna.

För drygt ett år sedan införde Region Kronoberg det mobila stödet COSMIC Nova på fyra olika vårdavdelningar i regionen. Det gav vårdpersonalen möjlighet att dokumentera allt som rör patienterna direkt i en iPad istället för att behöva manuellt anteckna eller ständigt söka upp en dator för att föra in patientinformation.
Per-Olof Söderlund, verksamhetsutvecklare i Region Kronoberg var projektledare för införandet och identifierande tre huvudsakliga vinster inför pilotprojektet; frigjord tid att lägga på patienterna, förbättrad patientsäkerhet och en bättre arbetsmiljö för vårdpersonalen. För att kunna mäta effekten av Nova valde man att göra en tidsstudie och nulägesanalys innan införandet där man mätte fem tidskategorier.

• Vi valde att mäta den direkta tiden med patienten, som vi definierar som den värdeskapande tiden, men också indirekt patienttid som rör patienten men inte är i direkt anslutning till patienten. Det innefattar till exempel rapportering, journaldokumentation, anhörigsamtal, insamling av information från kollegor och liknande. Slutligen mätte vi administrativ tid, forskning och utveckling och övrig tid så som exempelvis raster och påfyllning av material, berättar Per-Olof.

Med det mobila stödet har alla möjlighet att tex. komma åt samma information, föra anteckningar och beställa provsvar oavsett var de befinner sig. Där kan alla se vem som arbetar när och var och vem som behandlar vilken patient. Man kan se när en patient senast fick exempelvis en provtagning så att man aldrig behöver springa och leta efter en kollega för att få svar.
Efter att man använt Nova i drygt tre månader gjorde man nästa mätning för att se huruvida de initiala målen uppnåtts eller ej. Det man främst ville undersöka var hur mycket tiden med patienterna ökat och resultaten visade sig vara helt i linje med förväntningarna.

• Varje sjuksköterska kunde i snitt lägga 30 minuter mer i direkt värdeskapande patienttid per dygn. För undersköterskor var snittiden 50 minuter och mellan båda kategorierna totalt 90 minuter. Studien visade att med en standardbemanning ger det hela 1200 timmar per vårdavdelning och år.

I samband med mätningarna pratade man även med avdelningschef, projektgrupp och skickade ut en enkät till all vårdpersonal som använt Nova. Den gemensamma upplevelsen var att tid hade frigjorts, att patientsäkerheten höjts och att arbetsmiljön blivit bättre sedan införandet.

Per-Olof framhäver att COSMIC Nova är ett system som ska stödja ett nytt, smartare arbetssätt. Man kan inte förutsätta att enbart systemet kommer att lösa problemen utan man måste även ändra sättet man arbetar på.

• Det är ett förändringsprojekt. För att få ut mesta möjliga nytta av Nova så måste man fundera på hur man arbetar idag och hur man ska arbeta framåt. Man kan inte anpassa Nova efter hur man arbetar idag utan snarare ställa sig frågan hur mobilitet kan göra att vi använder våra resurser bättre. Potentialen med Nova är så omfattande att det är värt att genomgå förändringsprocessen, avslutar Per-Olof.